Tietosuojaseloste - jäsenet

Tietosuojaseloste

Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö

Tapiolan Voimistelijat ry, Y - 0930062-4

Osoite: Kappelitie 6 B, 02200 Espoo

Puh. 040 734 7084

Toimiston sähköposti: tapvo@nic.fi

Yhteyshenkilön sähköposti: tapvo@nic.fi / Terhi Toivonen

Jäsen-, luottamushenkilö-, ja yhteistyökumppanirekisteri / markkinointirekisteri

Rekisteröidyt

Rekisterissämme käsitellään Tapiolan Voimistelijat ry:n jäsenpalveluohjelmaan rekisteröityneiden henkilöiden, jäsenien ja sen entisten jäsenten sekä Tapiolan Voimistelijat ry:n toimintaan liittyvien organisaatioiden yhteyshenkilöiden sekä sen luottamushenkilöiden henkilötietoja. Lisäksi rekisterissä käsitellään Tapiolan Voimistelijat ry:n järjestämiin koulutuksiin ja tapahtumiin osallistuvien / osallistuneiden henkilöiden henkilötietoja.

Henkilötietojen käsittelyn peruste ja käyttötarkoitus

Rekisterimme käyttötarkoitus on rekisteröityjen jäsenien ja luottamushenkilöiden tietojen ajantasainen hallinta jäsenyyden aikana, sen ylläpito ja kehittäminen, tiedottaminen ja markkinointi sekä myös päättyneiden jäsenyyksien dokumentaation hallinta henkilötietojärjestelmässä.

Henkilötietojen käsittely perustuu:

1) Tapiolan Voimistelijat ry:n lainsäädännölliseen velvoitteeseen ylläpitää jäsenrekisteriä jäsenten osalta.

2) Muun Tapiolan Voimistelijat ry:n lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi (esim. kirjanpitolaki)

3) Suostumukseen

4) Sopimuskumppanien osalta sopimuksen täytäntöönpanoon sekä mahdollisen rekisterinpitäjän muuhun perusteltuun etuun.

Käsiteltävät henkilötiedot:

Rekisterissä käsitellään Tapiolan Voimistelijat ry:n jäsenten ja luottamus- ja toimihenkilöiden henkilö- ja yhteystietoja sekä muita jäsenyyteen tai koulutuksiin ja tapahtumiin osallistumiseen liittyviä tarpeellisia tietoja. Näitä tietoja ovat:

• Jäsenen täydellinen nimi
• Syntymäaika
• Postiosoite
• Puhelinnumero
• Sähköpostiosoite
• Alaikäisen jäsenen kohdalla tarpeelliset huoltajan suostumukset esim. jäsenyyteen, tietojen julkaisemiseen, harrastustoimintaan ja palveluiden käyttöön liittyen
• Alaikäisen huoltajan nimi ja yhteystiedot (postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero)
• Tiedot osallistumisesta jäsen- ja harrastustoimintaan
• Lisenssitiedot
• Muut rekisteröidyn itsensä luovuttamat henkilötiedot

Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötietoja kerätään jäseniltä, rekisteröidyiltä itseltään ja osallistujilta itseltään.

Seuraus mikäli tietoja ei luovuta

Yhdistyksen luottamustehtävään ei voida valita ilman pakollisten tietojen luovuttamista Osallistumista ei vastaanoteta ilman pakollisten tietojen luovuttamista.

Henkilötietojen suojaaminen ja tietoturva

Digitaalisesti käsiteltävät henkilötiedot on suojattu ja tallennettu Tapiolan Voimistelijat ry:n järjestelmään, johon on rajattu pääsy vain sellaisilla henkilöillä, jotka tarvitsevat kyseisiä tietoja työtehtäviensä hoitamiseksi. Kyseisillä henkilöillä on käytössään henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat. Henkilötiedot on suojattu ulkopuoliselta käytöltä ja jäsentietojen käyttöä valvotaan.

Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirrot

Seura voi luovuttaa viranomaisille rekisterin tietoja lain tai muiden määräysten niin vaatiessa. Lisäksi rekisteristä luovutetaan henkilötietoja ainoastaan rekisterin käyttötarkoituksesta ilmeneville kolmansille tahoille kilpailu-, leiri-, koulutus- tai muun tapahtuman ilmoittautumisten yhteydessä. Henkilötietoja voidaan siirtää rekisterin palveluntarjoajaa vaihdettaessa uudelle järjestelmän ylläpitäjälle. Seura ei luovuta tietoja kaupallisiin tarkoituksiin.

Henkilötietojen säilytysaika

Jäsentiedot säilytetään rekisterissä niin kauan kuin rekisteröity on Tapiolan Voimistelijat ry:n jäsen tai sopimuskumppani ja sopimukseen perustuvan reklamaatio- vastuuajan.

Jäsenyyden päättymisen jälkeen henkilötietoja säilytetään enintään kymmenen vuoden ajan jäsenyyden päättymisestä.

Sopimuskumppanin tiedot säilytetään vähintään kolmen vuoden ja enintään kymmenen vuotta vanhentumisajan sopimuksen päättymisestä.

Osallistujien henkilötietoja säilytetään enintään kymmen vuotta viimeisimmän osallistumisen jälkeen.

Suostumukseen perustuvat tiedot säilytetään kunnes suostumus peruutetaan.

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat rekisteriin tallennetut tiedot sekä oikeus vaatia virheellisen tiedon oikaisua ja tietojen poistamista. Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa tai pyytää tietojensa käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle.

Rekisteröidyn tulee esittää edellä mainitun oikeuden toteuttamista koskeva pyyntö tämän tietosuojaselosteen Yhteydenotot-kohdan mukaisesti. Tapiolan Voimistelijat ry voi pyytää rekisteröityä tarkentamaan pyyntöään kirjallisesti ja varmentamaan rekisteröidyn henkilöllisyyden ennen pyynnön käsittelemistä. Tapiolan Voimistelijat ry voi kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella.

Yhteydenotot

Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tästä tietosuojaselosteesta ja muut yhteydenotot tulee tehdä sähköpostitse osoitteeseen: tapvo@nic.fi. Rekisteröity voi myös ottaa yhteyttä henkilökohtaisesti tai kirjallisesti alla olevaan osoitteeseen:

Tapiolan Voimistelijat ry / Kappelitie 6B / 02200 Espoo

puh. 040 743 7084 / Terhi Toivonen

Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen

Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Tämä ilmoitus on viimeksi päivitetty (20.06.2018).